Ausgangssituation
Nach Amtsübernahme der neuen Regierung Anfang 2014 wurde eine Reihe grundlegender Gesetze zur Dezentralisierung der öffentlichen Verwaltung verabschiedet. Ziel ist es, die Qualität kommunaler Dienstleistungen zu steigern. Die Gesetze beziehen sich auf die Tätigkeit der Bürgerämter, die interkommunale Zusammenarbeit, die Verbesserung der Haushaltslage und des Steuersystems sowie auf die freiwillige Zusammenlegung von Gemeinden. Ungeachtet der bereits erzielten Fortschritte besteht immer noch eine große Lücke zwischen den neuen Gesetzen und ihrer Umsetzung auf lokaler Ebene. Ein Mangel an Maßnahmen und Verfahren zum innovativen und praxisorientierten Angebot kommunaler Dienstleistungen verzögert die Dezentralisierungsreform auf lokaler Ebene. Das beeinträchtigt auch die Steigerung der Effektivität sowie Kosteneinsparungen auf Verwaltungsebene.

Ziel
Lokale Selbstverwaltungen und staatliche Institutionen wenden innovative Instrumente und Verfahren für eine effizientere und nachhaltigere Erbringung kommunaler Dienstleistungen an.

Vorgehensweise
Die Projekttätigkeit basiert auf den Ergebnissen der vorangehenden Projektetappe „Reform der Verwaltung in der Ostukraine". Umgesetzt wird es vor allem in den Gebieten Lugansk, Dnipropetrowsk und Poltawa.
Das Projekt hilft beim Ausbau institutioneller Kapazitäten der kommunalen Selbstverwaltungsorgane und steigert Transparenz und Verantwortung der Behörden. Dies umfasst drei Bereiche:
System für die Unterstützung der Bürgerämter: Hier geht es um den Erfahrungsaustausch zwischen Bürgerämtern und den Aufbau eines Systems für die Fortbildung ihrer Mitarbeiter.
Innovative Instrumente der elektronischen Verwaltung: Der Bereich bezieht sich auf eine kritische Überprüfung der Verfahren für Bürgerdienstleistungen und deren IT-Unterstützung. Das Ziel: Zeitaufwand, Kosten und Korruptionsrisiken senken.
Umfassende Projekte für interkommunale Zusammenarbeit (IKZ): Der dritte Arbeitsbereich ist darauf ausgerichtet, Bürgerdienstleistungen durch interkommunale Zusammenarbeit zu unterstützen, indem kommunale Betriebe, Zweckverbände oder gemeinsame Verwaltungseinheiten in diesen Prozess eingebunden werden.
Neben der beratenden Unterstützung zu fachlichen Fragen kommen für die Entwicklung bedarfsorientierter Dienstleistungen neue methodische Ansätze zur Anwendung. Dazu gehören unter anderem das operative Projektmanagement, Design Thinking und die Analyse sozialer Medien. Ziel ist es, die Reform mithilfe digitaler Strategien umzusetzen. Das Projekt setzt den Schwerpunkt auf die Entwicklung innovativer Ansätze, die gemeinsam mit Partnern auf lokaler und regionaler Ebene erprobt werden. Die gewonnenen Erfahrungen werden ausgewertet und in die Arbeitsanweisungen und Staatspolitik auf der zentralen Ebene integriert.

Wirkungen
Durch Beratung und Neuausstattung von 15 Bürgerämtern erhalten rund 600.000 Bürger im Osten der Ukraine Verwaltungsdienstleistungen von höherer Qualität. Weitere zehn Bürgerämter wurden in zusammengelegten Gemeinden aufgebaut und drei elektronische Dienstleistungen eingeführt. Die Zufriedenheit der Bürger mit der Qualität der Verwaltungsdienstleistungen in Regionen, in denen das Projekt tätig war, ist auf 85 Prozent gestiegen. Das Vorhaben unterstützt die Vernetzung von Bürgerämtern und die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter.
Im Gebiet Poltawa wurden 14 Projekte für die interkommunale Zusammenarbeit umgesetzt, an denen mehr als 70 Gemeinden beteiligt waren. Nach der Modernisierung der Abfallentsorgung erhalten dort mehr als 60.000 Einwohner angemessene Dienstleistungen im Bereich der Müllentsorgung. Durch die Zusammenarbeit der Gemeinden wurden sechs Brandbekämpfungs- und Rettungseinheiten der lokalen Feuerwehr gegründet. Das ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Brände und sonstige Notfälle. Ein weiterer Bestandteil des Projekts ist die Versorgung ländlicher Regionen mit Hochgeschwindigkeitsinternet und die Realisierung moderner Web-Services auf Grundlage der Smart-City-Technologie. 

Context
A number of basic laws for decentralising public administration were adopted after the new government took office at the beginning of 2014. The aim is to increase the quality of communal services. The laws relate to the activities of municipal offices, inter-municipal cooperation, the improvement of the budget situation and the tax system, and the voluntary merger of municipalities. Despite the progress already made, there is still a large gap between the new laws and their implementation at local level. A lack of measures and procedures for innovative and practice-oriented provision of communal services is delaying decentralisation reform at local level. This also affects the increase in effectiveness and cost savings at administrative level.

Objective
Local governments and state institutions apply innovative instruments and procedures for the more efficient and sustainable provision of communal services.
International conference on reforming the system for service provision and decentralisation in administrative services with the participation of representatives of central executive bodies in Ukraine. ©GIZ

Approach
The project work is based on the results of the previous project stage ‘Administrative Reform in Eastern Ukraine’. It is mainly being implemented in the Luhansk, Dnipro and Poltava regions.
The project helps to strengthen the institutional capacities of communal self-governing bodies and increases the transparency and responsibility of the authorities. This comprises three areas:
System for providing support to municipal offices. This relates to the exchange of experiences between municipal offices and the development of a system for the further training of their staff.
Innovative instruments for electronic administration: This area relates to a critical review of the procedures for citizens’ services and their IT support. Objective: reducing time, costs and corruption risks.
Comprehensive projects for inter-municipal cooperation: This third area of work is aimed at supporting citizens’ services through inter-municipal cooperation by involving local businesses, administration unions or joint administrative units in this process.
In addition to advisory support on technical issues, new methodological approaches are being applied for the development of demand-orientated services. These include operational project management, design thinking and social media analysis. The objective is to implement the reforms with the help of digital strategies. The project focuses on the development of innovative approaches that are being tested together with partners at local and regional level. The experiences gained are evaluated and integrated into the work instructions and state policy at the central level.

Results
Around 600,000 citizens in Eastern Ukraine will receive higher quality administrative services through advisory services and new equipment for 15 municipal offices. Another ten municipal offices have been set up in merged municipalities and three electronic services have been introduced. Citizens’ satisfaction with the quality of administrative services in the regions where the project operated has risen to 85 per cent. The project supports the networking between municipal offices and the further training of their employees.
In the Poltava region, 14 inter-municipal cooperation projects were implemented, involving more than 70 municipalities. Modernising the waste disposal system enabled more than 60,000 inhabitants to receive appropriate waste disposal services. Six local fire and rescue units were established through the cooperation between the communities. This enables a faster reaction to fires and other emergencies. Another part of the project is the provision of high-speed internet in rural regions and the implementation of modern web services based on smart city technology.